Tendencias complementarias en la Industria de Reuniones

Tecnología y Sustentabilidad: dos tendencias complementarias en la Industria de Reuniones

Cuando comenzaron las teleconferencias, existía la idea de que éstas atentarían contra la celebración de reuniones presenciales, pues es más económico y más cómodo quedarte en tu oficina para participar en una sesión “virtual” que desplazarte para asistir a una -cara a cara-. Afortunadamente, para nuestra industria, la naturaleza humana (gregaria) y la evolución de los actores del sector impidieron que esta nueva posibilidad tecnológica inhibiera el crecimiento de los congresos y Convenciones.

Por otro lado, cuando el mundo se empezó a concientizar del calentamiento global y de la enorme emisión de bióxido de carbono que representaban los vuelos de larga distancia, también se presentó la disyuntiva de inhibir la promoción de los Congresos que implicaban presencia de asistentes de todas partes del mundo. Sin embargo, pesaron más la necesidad de los gremios por reunirse y una vez más el empuje de esta industria para que se encontraran métodos alternativos de compensar las emisiones de carbono sin tener que evitar el que la gente viajara (aquí también la industria turística jugó un papel preponderante).

Por lo tanto, una vez demostrado que ni los avances tecnológicos, ni la conciencia por la sustentabilidad representaban amenazas para nuestra industria, se decidió arropar ambas tendencias en lugar de competir con ellas y volverlas parte de cualquier estrategia en el sector de las convenciones; y lo más interesante es como ambas (tecnología y sustentabilidad) hoy se complementan para brindar soluciones para los organizadores, recintos y asistentes por igual.

Así, por ejemplo, con el surgimiento de las aplicaciones (apps) para las tabletas electrónicas que hoy una mayoría posee, se evita la impresión deprogramas impresos y de los miles de “handouts” que se ofrecían en cada sesión educativa de una convención; además, para mejorar y volver más productiva la interacción personal en las reuniones, han surgido herramientas como el “poken” ò el Spotme (que bien pueden estar incluidas en las aplicaciones antes mencionadas) para : intercambiar folletos electrónicos (una vez más evitando la impresión de tanto lindo material, tarjetas de presentación e incluso la localización por radar de la persona que con motivo de tu negocio ò especialidad necesitas localizar (incluyendo su fotografía), por lo que los directorios impresos (verdaderos ladrillos) que existían , hoy no tienen razón de ser.

Por otro lado, hoy prácticamente todos los Congresos y Convenciones, tienen este carácter híbrido que permiten a aquellos que no pudieron asistir físicamente al evento, participen del contenido educativo de manera virtual, potenciando el alcance en ocasiones multiplicando hasta por 10 veces la audiencia beneficiada. Esto, una vez más, podría pensarse como una amenaza, sin embargo, los que aprecian el contenido en forma remota, no pueden tener la interacción social (esencia de nuestro negocio) y con una buena estrategia al apreciar lo que está sucediendo en el evento físico, les entusiasma asistir a la siguiente edición (por lo que se ha convertido en una maravillosa estrategia promocional). Se ha demostrado por PCMA por ejemplo, que cuando arrancaron a volver su conferencia híbrida, en lugar de disminuir el número de asistentes, año con año ha venido aumentando (tanto la parte física como la virtual). Ojo, lo asistentes a la parte “virtual” no generan emisión de huellas de carbono pero sí se benefician del contenido educativo al respecto.

Por el lado de la sustentabilidad, la industria de reuniones ha generado un catálogo de prácticas exitosas, ha constituido una organización mundial (Green Meetings Industry Council) y es un motor de concientización colectiva en la materia. Así por ejemplo, se promueve que los asistentes utilicen transporte público ò caminen en lugar de tener miles de camiones encendidos en la puerta para llevar a los “VIPs” a las recepciones o a sus hoteles (que en ocasiones están a unas cuadras). Se ha regresado a la loza para servir café en los recesos y se entrega un termo a los asistentes para que los llenen continuamente en los contenedores de agua repartidos por todo el evento, en lugar de repartir botellitas a diestra y siniestra.

Por último, también en los programas de los eventos, cada vez más se incluyen actividades de reforestación, de apoyo a reservas naturales y eso, sin haber tocado en este artículo todavía, el otro tipo de sustentabilidad tan relevante para nuestra actividad, la de carácter social, el incorporar a las comunidades locales al beneficio enorme que en términos de conocimiento, derrama económica y legados representa la industria de reuniones en el mundo.

Eduardo Chaillo, CMP, CMM, CASE
Global Meetings & Tourism Specialists, LLC
Sígueme en Twitter: @echaillo

Eduardo Chaillo, CMP, CMM, CASE Eduardo Chaillo Ortiz cuenta con una Licenciatura en Administración de Empresas por el Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM) y Estudios de Maestría en Finanzas por el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM). Ocupó el cargo de Director Ejecutivo de Turismo de Reuniones del Consejo de Promoción Turistica de México con sede en la Ciudad de Washington, DC de 2010 a enero del 2013. Asimismo también fue Director Regional para EU y Canadá (Unidad Estratégica de Negocios) y Director Ejecutivo de la Oficina de Congresos y Convenciones en el CPTM. Anteriormente fue Director General de Turismo del Gobierno del Estado de Zacatecas. Coordinador Promocional de Turismo Alternativo y Náutico de la SECTUR. Director General del Tianguis Turístico de Acapulco Cuenta con las certificaciones internacionales CMP (Certified Meeting Professional) y CMM (Certification in Meeting Management) Eduardo recibió el Power and Proflie Award del Joing Meetings Industry Council el 2012 y fue nombrado por la revista Succesful Meetings uno de los 25 líderes con mayor influencia en el 2012. http://negociosyreuniones.com/blog/tecnologia-y-sustentabilidad-dos-tendencias-complementarias-en-la-industria-de-reuniones/

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